Zwei Standorte in Einem 2018-04-20T09:26:43+00:00

PROJEKTE

ZWEI STAND­OR­TE IN EI­NEM

Die Anforderungen an das Projekt waren klar:

•    500 Mitarbeiter aus zwei Standorten in Berlin und Potsdam sollten zusammengeführt werden,
•    der Wechsel von Zellenbüros in eine offene Bürolandschaft sollte akzeptiert werden und
•    während der Umzugsphase sollte die vollumfängliche Handlungsfähigkeit der Organisation gewährleistet bleiben.

Drei Ziele, die nur dann erreicht werden können, wenn man die volle Akzeptanz der Beschäftigten gewinnt.

Für das Projektteam wurden Experten aus Gebäudemanagement und IT sowie Vertreter aus den betroffenen Bereichen (sogenannte Botschafter) identifiziert. Die Botschafter hatten einerseits die Aufgabe, die relevanten praktischen Bedürfnisse aus der täglichen Arbeit ins Projekt einzubringen, andererseits die entwickelten Ergebnisse in der eigenen Abteilung zu kommunizieren und Feedback einzusammeln. Damit war eine Review-Logik im Sinne agiler Prinzipien sichergestellt. Ein großer Vorteil dieses Arbeitsmodus war, Konflikte und Fehlplanungen sehr früh aufzudecken. So wurde unter anderem vermieden, dass der ursprünglich geplante Umzugstermin genau auf dem Tag der Entgeltabrechnung lag und für weitreichende Risiken in der reibungslosen Abwicklung des Tagesgeschäfts gesorgt hätte.
An durchschnittlich einem Fokustag pro Woche wurden durch das Projektteam Schritt für Schritt die erforderlichen Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Standortverlagerung geschaffen und durch den kontinuierlichen Feedbackmodus eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern erreicht.

Den im Projekt eingeübten Arbeitsmodus hat das Team auch über das Projektende hinaus ohne externe Unterstützung fortgeführt, um die weiterführende Betreuung der Büroumgebung sowie weitere Optimierungen aus dem Tagegeschäft heraus umzusetzen.